Tilitoimiston vaihtaminen ilman stressiä

Tilitoimiston vaihtaminen ei ole lainkaan niin työläs tai vaikea prosessi kuin usein luullaan. Ja mikä parasta: vaihdon voi tehdä missä kohtaa tilikautta tahansa, kun asiat suunnitellaan oikein. Yllättävän moni yrittäjä jää vanhan tilitoimistonsa asiakkaaksi vain siksi, että pelkää vaihdon olevan raskas – vaikka todellisuudessa suurimman työn voi antaa uuden kumppanin hoidettavaksi.

Miksi tilitoimistoa vaihdetaan?

Yleisimpiä syitä taloushallinnon kumppanin vaihtumiseen ovat: 

• Toimimaton yhteistyö, jossa palvelu koetaan hitaaksi ja heikonlaiseksi. Kun yhteyshenkilöä on vaikea tavoittaa tai raportit tulevat myöhässä, yrittäjän arki muuttuu epävarmaksi

• Virheet kirjanpidossa tai palkanlaskennassa. Virheet aiheuttavat epäluottamusta, ylimääräistä työtä ja pahimmillaan sanktioita

• Vanhentuneet järjestelmät ja manuaalinen työ. Yrittäjän aika on kallisarvoista, eikä sitä tulisi käyttää tuhertamalla hankalilla ja toimimattomilla järjestelmillä tai vanhanaikaisilla työtavoilla, kun nykyaikaisemmat vaihtoehdot ovat helposti saatavilla

• Yrityksen kasvu, johon vanha toimisto ei enää taivu. Kun yritys kasvaa, myös taloushallinnon tarpeet muuttuvat. Palvelun on skaalauduttava yrityksen mukana, ja kumppanin on oikeasti ymmärrettävä asiakkaansa toimialaa

Ensiaskeleet: näin me teemme vaihdosta sinulle helpon

Kun päätät vaihtaa tilitoimistoksi TalousTrion, käynnistämme prosessin muutamalla selkeällä ja kevyellä vaiheella. 

Ensimmäiseksi tarkistamme kanssasi nykyisen tilitoimistosi sopimusehdot ja irtisanomisajan, joka on yleensä 1–3 kuukautta. Tämän jälkeen laadimme palvelusopimuksen kanssasi ja huolehdimme vanhan sopimuksen irtisanomisesta, mikäli niin toivot. Kun annat meille valtuutuksen, me pyydämme kaikki tarvittavat tiedot ja aineistot suoraan edelliseltä tilitoimistolta. Näin sinun ei tarvitse toimia viestinviejänä kahden toimiston välissä, eikä prosessi vie aikaasi.  Käymme myös yhdessä läpi vastuut, aikataulut ja käytännöt, jotta tiedät tarkalleen, mitä tapahtuu ja milloin. 

Aineistojen siirto Palkanlaskenta

Työntekijöiden perustaminen uusiin järjestelmiin vie aikaa erityisesti silloin, kun taustalla on useita työehtosopimuksia tai paljon palkkamäärityksiä. Käyttöönotossa tuodaan jokaisen työntekijän työsuhteen tiedot, palkkaperusteet, verovuoden kumulatiiviset ansiot ja lomalaskennan asetukset. 

Näiden tietojen huolellinen perustaminen vie aikaa, ja siksi aloitamme käyttöönoton hyvissä ajoin ennen ensimmäistä palkanlaskentaa uudessa järjestelmässä. 

Kirjanpito 

Jos yrityksen laskutusosoite muuttuu, voimme tiedottaa siitä puolestasi asiakkaillesi oikea-aikaisesti. Tämä vähentää yrittäjän huolehdittavia asioita. 

Toisinaan kirjanpidon käyttöönotossa aikaa vie se, että yritys haluaa tuoda uuteen järjestelmään edellisen tilikauden vertailutiedot kuukausitasolla. Vertailuluvut ovat monelle yrittäjälle tärkeä työkalu esimerkiksi kassavirran, kulujen ja myynnin kehityksen seuraamiseen, joten niiden vieminen uuteen järjestelmään kannattaa tehdä huolellisesti.   Mikäli tilitoimiston vaihto tapahtuu kesken tilikauden, järjestelmään voidaan lisäksi syöttää kuluvan tilikauden tiedot kuukausikohtaisesti. Näiden tietojen kerääminen ja järjestelmään syöttäminen vie hetken aikaa, mutta voi olla tärkeää, jotta uusi järjestelmä palvelee sinua täysipainoisesti heti alusta lähtien. 

Lakivelvoitteet 

Kirjanpitovelvollisena sinun tulee säilyttää aineistot lain edellyttämän ajan. Mikäli taloushallinnon järjestelmä vaihtuu toiseen, tulee vanhasta järjestelmästä ottaa kirjanpidon- ja palkanlaskennan aineistot talteen.

TalousTrio tekee siirtymästä sujuvan

Nämä kaikki edellä mainitut ovat asioita, jotka uusi tilitoimisto voi sovittaessa hoitaa puolestasi. Mikäli taloushallinnon järjestelmä vaihtuu, me TalousTriolla huolehdimme siitä, että opitte käyttämään uutta järjestelmää rauhassa ja ajallaan. Modernit taloushallinnon ohjelmistot ovat helppokäyttöisiä, ja esimerkiksi myyntilaskujen laatiminen sekä ostolaskujen hyväksyminen ja maksuun laittaminen onnistuvat yleensä vain muutamalla klikkauksella. 

Käytössämme ovat Easor ja Fennoa, nykyaikaiset taloushallinnon järjestelmät, jotka helpottavat yrittäjän arkea. Lisäksi työskentelemme sujuvasti myös Procountorilla, joten voimme valita juuri yrityksellesi sopivimman ratkaisun. 

Ota meihin yhteyttä – autamme mielellämme 

Jos tilitoimiston vaihto on mielessäsi tai haluat kuulla lisää siitä, miten voimme helpottaa yrityksesi taloushallintoa, ota rohkeasti yhteyttä. Meiltä saat Timanttista Taloudenpitoa - yrittäjältä yrittäjälle! 

Ota yhteyttä

toimisto@taloustrio.fi 

Ota myös sometilimme seurantaan!